Si eres fan de la organización personal seguro que tienes una relación de amor-odio con las listas de tareas.
No cabe duda de que necesitamos hacerlas y, aunque los gurús de la gestión del tiempo insistan en que son bastante tramposas, la realidad es que nos acompañan en nuestro día a día y son una herramienta básica para, al menos, creer que no olvidaremos nada importante y, por tanto, que seremos más eficaces.
La trampa de las listas de tareas
La mayor pega que tienen las listas de tareas es que pueden hacerse infinitas. Y si tienes una lista de tareas inabarcable ocurrirá una de estas dos cosas:
- Que no la terminarás jamás y te agobiarás
- Que te acostumbrarás a no acabarla jamás y quedarán siempre muchas cosas por hacer (y alguna será importante).
Las listas de tareas son un apoyo útil para gestionar nuestra memoria.
Yo creo en una organización “por fases” (marcar prioridades ANUALES, transformarlos en objetivos TRIMESTRALES, establecer una programación MENSUAL y una agenda SEMANAL que dé lugar a tareas DIARIAS). Esta estructura nos permite revisar una y otra vez esas capas organizativas y nos ayuda a darle COHERENCIA al plan, de manera que es más difícil despistarse o perder el foco cuando la vorágine del día a día nos aparta del camino.
En esta organización-por-capas, las LISTAS DE TAREAS son una ayuda eficaz para apoyar nuestra memoria: te permiten “vaciar tu mente” en momentos en los que vas acumulando ideas que no quieres olvidar. Una lista de tareas, en esta etapa, tiene la finalidad de recoger lo que está rondando por la mente para que no seamos prisioneros de la urgencia o la inmediatez. Esta lista no necesita más atención que el momento de “volcar” en ella y la oportunidad de “recoger” datos en ella para clasificarlos dándole forma a un plan coherente y con etiquetas según su importancia, tiempo de realización, fecha de cumplimiento, etc.
Pero hoy te voy a presentar un recurso AÚN MEJOR para que tus listas de tareas, una vez ordenadas, te resulten mucho más asequibles y abordables, porque vamos a ocuparnos del principal obstáculo que se interpone entre tu deseo de avanzar en alguno de tus proyectos y la resistencia que encuentras en el camino.
La mayoría de los bloqueos que te alejan de tu objetivo son internos
Por mucha motivación que tengamos, por mucho convencimiento que nos guíe en la consecución de una meta deseable y alcanzable, vas a encontrar bloqueos que no forman parte del contexto, sino que son bloqueos internos y, por lo tanto, dificultades personales para conseguir ese objetivo.
Vivir este proceso de RESISTENCIA una y otra vez puede ser frustrante y quizás te lleve a abandonar y rendirte. Por eso quiero darte un recurso eficaz para que sientas que DAS PASOS SIN PRISA PERO SIN PAUSA hacia tu destino.
La clave para poder sentarte y abordar el planning del día sin aterrizar aspectos clave de tu proyecto u objetivo es CONSIDERAR ASPECTOS EMOCIONALES de esa planificación.
Ya sabes que soy FAN de incluir la emotividad en todos los aspectos humanos. Somos pura emoción. Nos movemos por EMOCIONES, y por eso una de mis mejores formaciones hasta la fecha es el CURSO DE GESTIÓN EMOCIONAL DEL TIEMPO en el que he podido reunir pautas y claves para que te organices mejor.
Nuestro contexto es emocional
En este post, por tanto, vuelvo a reivindicar la vertiente emocional de nuestros procesos: LAS LISTAS EMOCIONALES DE TAREAS, para que dediques una mirada amplia a eso que te espera encima de tu mesa y no eres capaz de terminar.
Mi sistema es sencillo: ya te comentaba antes que yo me organizo por etapas y siempre conecto los valores o prioridades que quiero que guíen mi año con planificaciones en las que voy acotando el tiempo y estableciendo objetivos.
Sea el sistema que uses, cuando llegas a ese apartado de AGENDA DIARIA en la que tu unidad de medida son las TAREAS, te animo a que no las escribas sin más, como un listado infinito, sino que, utilizando colores o bloques, puedas, de entrada, diferenciar a qué proyecto u objetivo están asociadas. Eso hará que de una mirada sepas si estás avanzando hacia “cuidarte más este año”, “disponer de más tiempo libre” o “mejorar tu economía”… Una vez tengas ese sistema que te permite ver la tarea asociada a su ENTORNO DE INFLUENCIA, añade una etiqueta al lado de cada una donde expliques QUÉ TE HACE SENTIR.
Por ejemplo, yo en mi agenda de esta semana tengo algo así:
- Revisar pagos de las cuotas de septiembre: me inspira PEREZA porque tendré que escribir a los impagados para reclamar el cobro y es una situación que no me gusta.
- Crear un producto en mi web para que el curso de gestión emocional del tiempo se pueda comprar suelto: me AGOBIA porque no me acuerdo de cómo se creaban productos y sé que voy a tener que buscar los apuntes de la formación y repasarlos antes de poder ponerme con la tarea, con lo que va a convertirse en una tarea que seguramente no vaya a poder.
Podría ponerte más ejemplos pero vas entendiendo la idea, ¿verdad?
¿Qué ocurre una vez tienes esto?
Que puedes desarrollar una estrategia mucho más personalizada y “humana” a la hora de avanzar en tu gestión.
Por ejemplo, yo con respecto a la primera tarea, he elegido escribir un mensaje-tipo, positivo y amable para reclamar el pago que esté pendiente; de esta manera, ya tengo resuelto el escollo que me aparta de ocuparme de la tarea, y con eso resuelto, obtener un listado de pagadores/no pagadores no tiene un componente incómodo para mí, dado que estoy segura de que me voy a comunicar bien sobre este asunto y va a quedar resuelto.
Con respecto a la segunda tarea, me doy cuenta de que la complejidad técnica de la misma es lo que está haciendo de ella una “bola”. Así que he dividido la tarea en tres tareas: revisar los apuntes de la formación (1º tarea), ejecutar lo aprendido y crear el producto (2ª tarea), escribir un email con las dudas a los chicos que crearon mi web y me dan soporte (3ª tarea). Como me cuesta mucho arrancar con esto por la necesidad de concentración que supongo me va a requerir, he BLOQUEADO las horas de mitad de la mañana para ocuparme de esto y me he programado un descanso después, con una tarea agradable (pasear a mi perro) para cuando termine.
Como ves, son pequeños cambios, modificaciones de enfoque, los que están detrás de conseguir solucionar impedimentos recurrentes que, precisamente por ser repetidos, deben ser atendidos.
La diferencia es encontrarte al final del día con TIEMPO LIBRE (cuando gestionas mal sueles pasarte el día entero “enredada” en seguir vaciando el mar con una cuchara) y con la sensación agradable de HABER RESUELTO y HABER AVANZADO.
Espero que pruebes el sistema y me cuentes.